Jenis - Jenis Model Sistem pada Perusahaan

Jenis-jenis Model Sistem pada Perusahaan

Suatu Organisasi atau perusahaan mempunyai modul system yang berbeda. Terdapat beberapa model system di perusahaan yaitu:

1.      Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.

2.      Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.

3.      Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.

4.      Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

Kegunaan Model :

1.      Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.

2.      Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.

3.      Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

Model Sistem Umum :

1.      Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus sumber daya fisik yang mengalir :

·         Arus material.

·         Arus personil.

·         Arus mesin.

·         Arus uang.

2.      Sistem Konseptual,

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.

Tahapan Pemecahan Masalah dengan Menggunakan Pendekatan Sistem

1.      Usaha Persiapan

·         Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.

·         Mengenal sistem lingkungan.

·         Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2.      Usaha Definisi

·         Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

·         Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :

a.       Mengevaluasi standar.

b.      Membandingkan output dengan standar.

c.       Mengevaluasi manajemen.

d.      Mengevaluasi pemroses informasi.

e.       Mengevaluasi input dan sumber daya input.

f.       Mengevaluasi proses.

g.      Mengevaluasi sumber daya output.

3.      Usaha Persiapan

·         Pertimbangan alternatif yang layak.

·         Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.

·         Memilih solusi terbaik.

·         Menerapkan solusi.

·         Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

Faktor Manusia yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1.      Penghindar masalah, manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2.      Mengumpulkan Informasi :

·         Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

·         Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.      Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah :

·         Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. misal. : pendekatan sistem.

·         Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Dalam Sistem manajemen basis data (database management system, DBMS), atau kadang timbul berbagai permasalahan khususnya dibidang “Data” . Diantaranya adalah istilah:

1.     Redudansi, yaitu kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan. Sebenarnya redudansi sendiri adalah hal yang bisa diramalkan (predictable) atau konvensional dalam pesan.

Misalkan Jika saya berjumpa dengan seorang teman di jalan dan berkata “Helo”, maka saya memiliki pesan yang sangat bisa diramalkan atau redundan (Highly predictable, highly redundant). Kaitannya dengan pengertian pertama ialah pesan tersebut memang sudah bisa terlamalkan dari awal kerena pesan tersebut memang sering terpakai (berulang-ulang) akan tetapi memang pesan tersebut penting disampaikan untuk memperbaiki komunikasi.

2.      Entropi, yaitu konsep acak, di mana terdapat keadaan yang kemungkinannya tidak pasti. Entropi timbul jika prediktabilitas/kemungkinannya rendah (low predictable) dan informasi yang  ada tinggi (high information). Berbeda dengan redudansi yang dipandang sebagai sarana untuk memperbaikai komunikasi, entropi dipandang sebagai suatu masalah dalam komunikasi. Biasanya dikaitkan dengan khalayak yg mempunyai tingkat homogenitas tinggi/spesifik.

3.    Reduksi Data. Dari katanya saja kita bisa mengartikan bahwa Reduksi Data adalah Suatu peleburan atau mengurangi Kapasitas Data yang besar menjadi lebih kecil akan tetapi integritas data originalnya masih tetap terjaga. Hal  tersebut dilakukan karena biasanya Data yang besar membutuhkan beban komputasi yang tinggi.

4.     Informasi, yaitu data yang telah diolah dan diproses sedemikian rupa sehingga menjadi bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat pagi penggunanya(user). Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa fungis dari informasi  khususnya dalam Sistem manajemen basis data (database management system, DBMS) adalah sebagai suatu penggambaran kejadian-kejadian nyata yang digunakan untuk proses pengambilan keputusan.

Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan demikian pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari berbagai alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat suatu alternatif terbaik guna menjawab masalah atau menyelesaikan konflik (pertentangan).

Proses penurunan suatu keputusan mengandung empat unsur :

1.      Model : Model menunjukkan gambaran suatu rnasalah secara kuantitatif atau kualitatif.

2.  Kriteria: Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari keputusan yang diambil. Jika terdapat beberapa kriteria yang saling bertentangan, maka pengambilan keputusan harus melalui kompromi (misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi persediaan, maka keputusan mana yang diambil perlu kompromi).

3.   Pembatas: Faktor-faktor tambahan yang perlu diperhatikan dalam memecahkan masalah pengambilan keputusan. Misalnya dana yang kurang tersedia.

4.  Optimalisasi: Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas jelasnya, maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada keadaan ini pengambil keputusan siap untuk memilih pemecahan yang terbaik atau yang optimal.

Proses Pengambilan Keputusan

Model yang bermanfaat dan terkenal yang diajukan oleh Herbert A. Simon akan digunakan sebagai dasar untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan. Model ini terdiri dari tiga tahap pokok, yaitu:

1.      Penyelidikan: Mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah diperoleh, diolah, dan diuji untuk dijadikan petunjuk yang dapat mengidentifikasi persoalan.

2.     Perancangan: Mendaftar, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin. Hal ini meliputi proses-proses untuk memahami persoalan, menghasilkan pemecahan, dan menguji kelayakan pemecahan tersebut.

3.      Pemilihan: Memilih arah tindakan tertentu dari semua yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.

Jadi, proses keputusan dapat dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai perancangan dan kemudian pada pemilihan. Tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin dikembalikan ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi. Jadi tahapan tersebut merupakan unsur-unsur sebuah proses yang berkesinambungan.

Sebagai contoh, pilihan pilihan mungkin menolak semua alternatif dan kembali ke tahap perancangan untuk menerbitkan pemecahan tambahan Kekuatan yang menggerakkan proses pengambilan keputusan dapat berupa ketidakpuasan atas keadaan saat itu atau imbalan yang diharapkan dari keadaan baru. Dalam kasus ketidakpuasan, kekuatan penggerak adalah penemuan sebuah persoalan. Dalam hal imbalan yang diharapkan, adalah hasil pencarian peluang.

Cara lain untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan adalah dalam arti suatu kegiatan bersinambung yang digerakkan oleh sebuah sasaran mengubah sistem ( bisnis, departemen, keluarga, dan sebagainya) dari keadaan sekarang menjadi suatu keadaan baru. Keadaan yang diharapkan atau tujuan mengakibatkan suatu pencarian cara mencapainya. Proses ini sering disebut “analisis cara tujuan” (means end analysis).

Beberapa model pengambilan keputusan lebih banyak menekankan pada umpan balik hasil keputusan. Sebagai contoh, Rubenstein dan Harberstroh mengusulkan langkah-langkah berikut ini:

1.      Pengenalan persoalan atau kebutuhan untuk pengambilan keputusan.

2.      Analisis dan laporan alternatif-alternatif.

3.      Pemilihan diantara alternatif yang ada.

4.      Langkah lanjutan dan umpan balik hasil keputusan.

Kedua model tersebut tidak saling bertentangan. Model Simon pada dasarnya mengatakan bahwa pelaksanaan adalah keputusan dan bahwa keputusan lain diperlukan untuk langkah selanjutnya. Model Simon adalah relevan bagi perancangan sistem informasi manajemen. Relevansi ini diuraikan untuk ketiga tahap model Simon

Model Perilaku Pengambilan Keputusan Organisasi

Teori pelaku pengambilan keputusan mencerminkan suatu sistem terbuka. Teori tersebut lebih bersifat deskriptif daripada normatif. Empat paham penting yang dipergunakan oleh Cyert dan March untuk menjelaskan pengambilan keputusan organisasi, yaitu:

1.      Pemecahan semu pertentangan

Suatu organisasi menunjukkan suatu persatuan dan penggabungan anggota-anggota yang mempunyai tujuan dan kekuasaan yang berbeda untuk mempengaruhi tujuan organisasi. Ada pertentangan diantara bermacam-macam tujuan dari anggota-anggota organisasi

2.      Penghindaran ketidakpastian

Organisasi berada pada lingkungan yang tidak pasti. Perilaku pasar, relevansir, pemegang saham, pemerintah, dan sebagainya tidak dapat dipastikan. Teori pelaku pengambilan keputusan organisasi menyatakan bahwa organisasi akan berusaha menghindarkan resiko dan ketidakpastian dengan mengorbankan nilai yang diharapkan.

Beberapa metode yang digunakan untuk mengurangi atau menghindari ketidakpastian adalah sebagai berikut:

1. Siklus umpan balik dan reaksi jangka pendek : Siklus umpan balik yang pendek memungkinkan seringnya keputusan-keputusan yang baru, dan dengan demikian mengurangi kebutuhan akan ketidakpastian yang akan datang.
2. Lingkungan yang dimusyawarahkan : Organisasi berusaha mengendalikan lingkungannya dengan praktek-praktek konvensional dalam industri (kadang-kadang bersifat membatasi seperti perilaku hubungan rahasia) dengan persediaan jangka panjang atau perjanjian penjualan dan lain-lain. 

3.      Pencarian masalah

Pencarian merupakan maslah yang di dorong dan diarahkan kepada penemuan pemecahan atas masalah tersebut. Teori perilaku mempunyai dalil bahwa pencarian didasarkan atas aturan-aturan yang agak sederhana sebagai berikut:

1. Pencarian setempat, baik yang dekat dengan gejala maupun dengan pemecahan yang ada sekarang.
2. Apabila pencarian setempat tidak berhasil, kembangkan pencarian tersebut pertama-tama pada bidang-bidang organisasi yang lemah sebelum pindah ke bidang-bidang lainnya.

4.      Pengetahuan organisasi

Organisasi menunjukkan perilaku menyesuaikan diri sepanjang waktu. Organisasi mengubah tujuannya dan memperbaiki prosedur pencarian berdasarkan pengalamannya. Tujuan-tujuan pada tingkat keinginan dianggap berubah dalam menanggapi hasil yang diperoleh.